Các bước sử dụng hóa đơn điện tử

1, Cơ sở pháp lý về phát hành hóa đơn điện tử

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử;

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian gần đây được nhiều khách hàng quan tâm. Bởi sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng.

2, Vậy hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3, Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

4, Các bước phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử