Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là một trong những thủ tục hành chính doanh nghiệp thường gặp trong quá trình hoạt động. Tùy theo việc thay đổi địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không, mà thủ tục có những điểm khác biệt đáng lưu ý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hai trường hợp phổ biến nhất:
I- Thay đổi địa chỉ công ty cùng cơ quan thuế quản lý
1- Trường hợp áp dụng
Là trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở trong cùng quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, nơi không thay đổi chi cục thuế quản lý. Ví dụ: công ty chuyển từ Phường 1 sang Phường 5 cùng trong Quận 3, TP.HCM.
2- Hồ sơ cần chuẩn bị
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
+ Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
+ Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
+ Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý cá nhân của người nộp hồ sơ (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
3-Trình tự thực hiện
+ Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở.
+ Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã cập nhật.
+ Thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử và các giấy tờ có liên quan (nếu cần).
II- Thay đổi địa chỉ công ty khác cơ quan thuế quản lý
1- Trường hợp áp dụng
Là trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở sang quận/huyện/thành phố khác dẫn đến thay đổi Chi cục thuế quản lý. Ví dụ: chuyển từ Quận 3 sang Quận Bình Thạnh (TP.HCM) hoặc từ Hà Nội vào TP.HCM.
2- Hồ sơ cần chuẩn bị
2.1- Thủ tục chốt thuế tại cơ quan cũ
Doanh nghiệp nộp công văn thay đổi cơ quan thuế quản lý tại cơ quan quản lý thuế cũ. Sau 7-10 ngày, cơ quan thuế sẽ kiểm tra nghĩa vụ thuế của Doanh nghiệp, nếu còn nợ thuế thì Doanh nghiệp phải hoàn thiện mới được chuyển cơ quan thuế đi.
2.2- Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký doanh nghiệp
Sau khi có thông báo của cơ quan thuế về việc chấp thuận chuyển địa điểm, doanh nghiệp nộp hồ sơ lên phòng Đăng ký kinh doanhnhư sau:
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1).
+ Biên bản họp và Quyết định của công ty về việc thay đổi địa chỉ.
+ Thông báo xác nhận của cơ quan thuế về việc chấp thuận chuyển địa điểm trụ sở.
+ Giấy ủy quyền (nếu cần).
+ Giấy tờ pháp lý cá nhân của người nộp hồ sơ.
2.3- Trình tự thực hiện
Bước 1: Chốt nghĩa vụ thuế
+ Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin chốt thuế tại Chi cục thuế cũ.
+ Cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn.
+ Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo chuyển địa điểm.
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh
+ Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
+ Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi địa chỉ mới.
Bước 3: Kê khai thuế tại nơi mới
Sau khi có GCN ĐKKD mới, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử của công ty.
III- Một số lưu ý chung khi thay đổi địa chỉ công ty
+ Địa chỉ mới phải có đầy đủ thông tin hành chính: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh.
+ Không được đặt địa chỉ trụ sở tại chung cư nhà ở (không có chức năng kinh doanh) nếu chưa được phép.
+ Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên: Hóa đơn điện tử; Hợp đồng với đối tác; Giấy phép con (nếu có); Tài khoản ngân hàng và các cơ quan chức năng liên quan.
Việc thay đổi địa chỉ công ty là một thủ tục hành chính quan trọng, ảnh hưởng đến việc quản lý thuế, thông tin pháp lý và giao dịch thương mại. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp thay đổi là cùng hay khác cơ quan thuế quản lý để thực hiện đúng trình tự, tránh phát sinh lỗi hoặc bị xử phạt hành chính.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, có thể liên hệ với luật sư doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký kinh doanh để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Luật Blue là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn Doanh nghiệp và tư vấn đầu tư, Chúng tôi có đội ngũ Luật sư, chuyên viên tư vấn có kinh nghiệm và tận tâm, uy tín sẽ tư vấn cho Quý khách hàng các điều kiện cụ thể về pháp lý cho Doanh nghiệp để Doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và tuân thủ quy định của pháp luật.
>>> Khách hàng tại Kiên Giang vui lòng Liên hệ Luật Blue. Hotline: 0989.347.858 – 0911.999.029
