Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Tư vấn Blue xin chia sẻ thông tin thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2017 như sau:
Hình minh họa văn phòng đại diện
Đặc điểm pháp lý cơ bản của Văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
- Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của
- Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành về việc thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau:
- Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà chưa có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể cung cấp hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
- Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
- Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Thông báo lập Văn phòng đại diện (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Thông tin của Văn phòng đại diện dự định thành lập bao gồm:
- Mã số doanh nghiệp;
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;
- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:
– Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
– Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). - Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty
– Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;
– Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
Sau 03 ngày làm việc hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp. - Nộp hồ sơ qua cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.
Chú ý: Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp thực hiện việc kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế. Mức thuế áp dụng cho văn phòng đại diện là: 1.000.000 VNĐ/01 năm
Mọi vấn đề thắc mắc quý công ty liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
