Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, việc sử dụng mã vạch cho sản phẩm đã trở thành yếu tố không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển bền vững và chuyên nghiệp. Mã vạch không chỉ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả, mà còn là yếu tố bắt buộc để đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, chuỗi bán lẻ và xuất khẩu ra thị trường quốc tế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện, thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam.
1- Mã vạch là gì?
Mã vạch (Barcode) là một chuỗi các vạch đen và trắng được sắp xếp theo quy luật nhất định, được dùng để mã hóa thông tin sản phẩm. Dưới dạng mã số, mã vạch giúp máy quét có thể đọc và nhận diện sản phẩm nhanh chóng. Mã vạch phổ biến nhất hiện nay là mã EAN-13 (13 chữ số) dành cho hàng hóa tiêu dùng.
2- Lợi ích của việc sử dụng mã vạch
Việc sử dụng mã vạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
+ Tăng tính chuyên nghiệp: Sản phẩm có mã vạch được đánh giá cao hơn về tính minh bạch và quản lý.
+ Dễ dàng đưa hàng vào siêu thị, đại lý: Hầu hết hệ thống siêu thị, nhà phân phối đều yêu cầu sản phẩm có mã vạch để dễ quản lý.
+ Hỗ trợ quản lý kho, kiểm kê chính xác: Giúp giảm sai sót trong quá trình quản lý hàng hóa.
+ Tăng độ tin cậy và minh bạch: Người tiêu dùng có thể kiểm tra thông tin sản phẩm thông qua các ứng dụng quét mã.
3- Điều kiện để đăng ký mã vạch
Doanh nghiệp hoặc tổ chức muốn đăng ký mã vạch cần đáp ứng các điều kiện sau:
3.1- Đã đăng ký kinh doanh
+ Là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh cá thể có mã số thuế do cơ quan có thẩm quyền cấp.
+ Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy chứng nhận đầu tư với doanh nghiệp FDI).
3.2- Có nhu cầu sử dụng mã vạch cho sản phẩm
+ Mã vạch được sử dụng để gắn vào sản phẩm, bao bì nhằm phục vụ công tác quản lý và bán hàng.
+ Số lượng sản phẩm cần mã vạch phải rõ ràng để lựa chọn loại mã phù hợp (EAN-8, EAN-13, mã doanh nghiệp GS1…).
4- Thủ tục đăng ký mã vạch
Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền cấp mã vạch là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ). Doanh nghiệp có thể đăng ký theo 2 hình thức: trực tiếp hoặc trực tuyến. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, thành phần như sau:
+ Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu GS1 Việt Nam).
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập tổ chức (có công chứng hoặc bản sao có dấu đỏ).
+ Phiếu đăng ký danh mục sản phẩm cần gắn mã.
5- Quy trình sau khi được cấp mã vạch
Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
5.1- Gán mã vạch cho từng sản phẩm
+ Doanh nghiệp tự gán mã sản phẩm dựa trên mã doanh nghiệp được cấp.
+ Ví dụ: Mã doanh nghiệp là 893601234, doanh nghiệp có thể gán các mã sản phẩm như 8936012340012, 8936012340029…
5.2- Thiết kế và in mã vạch lên bao bì
+ Sử dụng phần mềm tạo mã vạch như Barcode Generator, Corel Barcode, hoặc nhờ đơn vị thiết kế chuyên nghiệp.
+ Đảm bảo in đúng kích thước, chất lượng để máy quét đọc được.
5.3- Kê khai danh mục sản phẩm
Gửi danh mục sản phẩm đã được gán mã lên hệ thống GS1 để cập nhật dữ liệu.
6- Một số lưu ý khi đăng ký mã vạch
+ Mỗi sản phẩm phải có mã vạch riêng, tránh dùng chung cho nhiều loại hàng.
+ Không sử dụng mã của doanh nghiệp khác.
+ Không được tự ý tạo mã vạch khi chưa được cấp mã doanh nghiệp.
+ Cần duy trì phí hằng năm để mã vạch được tiếp tục sử dụng hợp pháp.
+ Nếu có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ…), phải thông báo lại với Trung tâm mã số mã vạch.
Việc đăng ký mã vạch không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, mở rộng thị trường và khẳng định thương hiệu. Thủ tục đăng ký mã vạch không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ điều kiện và quy trình cần thiết.
Nếu bạn là cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp đang có nhu cầu đăng ký mã vạch, hãy chủ động thực hiện càng sớm càng tốt để không bỏ lỡ cơ hội phát triển sản phẩm một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nếu bạn đang có đăng ký mã vạch cho đơn vị mình và cần hỗ trợ chi tiết về hồ sơ, biểu mẫu, hoặc đại diện thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, vui lòng liên hệ với Luật Blue để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.
Liên hệ Luật Blue Hotline: 0989.347.858 – 0911.999.029
