Mã vạch là một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý hàng hóa hiện đại. Ở Việt Nam, việc sử dụng mã vạch được quy định bởi hệ thống pháp luật cụ thể, đặc biệt là dưới sự quản lý của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ). Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức hiểu rõ hơn về công dụng, đặc điểm, thời hạn sử dụng mã vạch cũng như nghĩa vụ nộp phí duy trì – một yếu tố then chốt để duy trì tính hợp pháp và hiệu lực của mã vạch trong hệ thống quản lý.
1- Mã Vạch Là Gì?
Mã vạch (Barcode) là tập hợp các vạch và khoảng trắng được sắp xếp theo một quy tắc nhất định để mã hóa dữ liệu. Trong thương mại, mã vạch thường được sử dụng để nhận diện hàng hóa, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, kiểm soát kho hàng, thanh toán và quản lý hệ thống bán lẻ.
Tại Việt Nam, mã vạch phổ biến nhất là mã GTIN (Global Trade Item Number), bao gồm GTIN-13 (EAN-13), GTIN-8 (EAN-8), được cung cấp bởi tổ chức GS1 Việt Nam – thành viên của tổ chức GS1 toàn cầu.
2- Công Dụng Của Mã Vạch
– Mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo từng đơn vị cụ thể, giảm thiểu sai sót trong nhập – xuất kho và kiểm kê hàng hóa.
– Thông tin sản phẩm được tích hợp sẵn trong mã vạch giúp các thiết bị quét mã (scanner) truy xuất nhanh chóng thông tin để thực hiện giao dịch, in hóa đơn…
– Mã vạch là một trong những công cụ quan trọng để người tiêu dùng, nhà phân phối và cơ quan quản lý kiểm tra thông tin về nguồn gốc xuất xứ, chất lượng sản phẩm.
– Đối với hàng hóa xuất khẩu, đưa vào siêu thị, nhà phân phối lớn, việc gắn mã vạch thường là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo khả năng kiểm tra và truy xuất nguồn gốc.
3- Đặc Điểm Của Mã Vạch Theo Luật Việt Nam
Tại Việt Nam, việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch được quy định tại:
+ Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006
+ Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018
+ Thông tư số 232/2016/TT-BTC về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý phí cấp và duy trì mã số mã vạch
+ Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN ngày 30/12/2020 về quản lý, sử dụng mã số mã vạch
Mỗi doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sẽ được cấp một mã doanh nghiệp duy nhất (ví dụ: 893 là mã quốc gia Việt Nam, tiếp theo là mã doanh nghiệp). Từ mã này, doanh nghiệp có thể tự tạo mã GTIN cho từng sản phẩm của mình.
GS1 Việt Nam là đơn vị duy nhất tại Việt Nam được tổ chức GS1 quốc tế ủy quyền cấp mã. Tất cả các mã GTIN do doanh nghiệp đăng ký đều được lưu trữ trong hệ thống tập trung.
4- Thời Hạn Sử Dụng Mã Vạch
Mã vạch có thời hạn sử dụng không cố định mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có nộp phí duy trì hàng năm hay không.
+ Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã vạch lần đầu, sẽ nộp phí cấp mã (một lần duy nhất) và phí duy trì sử dụng mã số mã vạch năm đầu tiên.
+ Từ năm thứ hai trở đi, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp phí duy trì hàng năm để mã số còn hiệu lực.
Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, mức phí duy trì tùy thuộc vào loại mã và số lượng mã doanh nghiệp đăng ký. Mức phí cụ thể có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi năm.
Ví dụ:
+ Mã GTIN-13: từ 300.000 – 1.000.000 đồng/năm
+ Mã GTIN-8: phí thấp hơn
+ Mã doanh nghiệp (cho phép tạo nhiều mã sản phẩm): khoảng 1.000.000 – 2.000.000 đồng/năm
5- Nếu Không Nộp Phí Duy Trì – Mã Vạch Còn Được Sử Dụng Không?
Câu trả lời là KHÔNG.
Nếu doanh nghiệp không nộp phí duy trì đúng hạn, mã số mã vạch sẽ bị thu hồi và không còn giá trị sử dụng trong hệ thống GS1.
Hệ quả:
+ Doanh nghiệp không được phép in mã vạch đó trên bao bì sản phẩm.
+ Các hệ thống bán lẻ, siêu thị, đối tác sẽ không chấp nhận mã vạch không còn hiệu lực, dẫn đến ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.
+ Nếu tiếp tục sử dụng mã đã hết hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 119/2017/NĐ-CP.
Do đó:
+ Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn duy trì mã, tránh bị thu hồi vì quên nộp phí.
+ Mã vạch phải được thiết kế đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước để đảm bảo máy đọc mã có thể nhận diện chính xác.
+ Khi thay đổi thông tin doanh nghiệp hoặc sản phẩm, cần cập nhật trong hệ thống quản lý mã số mã vạch.
+ Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng mã, cần thông báo và thực hiện thủ tục trả lại mã với GS1 Việt Nam.
Mã vạch là một yếu tố không thể thiếu trong hệ sinh thái quản lý và lưu thông hàng hóa hiện đại. Tại Việt Nam, việc sử dụng mã số mã vạch được quản lý chặt chẽ, yêu cầu doanh nghiệp không chỉ đăng ký mà còn phải duy trì hiệu lực thông qua việc nộp phí định kỳ. Việc không nộp phí duy trì sẽ khiến mã vạch bị thu hồi, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật, thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính và cập nhật thông tin để đảm bảo mã vạch luôn hợp lệ và hiệu quả.
Nếu bạn đang có đăng ký mã vạch cho đơn vị mình và cần hỗ trợ chi tiết về hồ sơ, biểu mẫu, hoặc đại diện thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, vui lòng liên hệ với Luật Blue để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.
Liên hệ Luật Blue Hotline: 0989.347.858 – 0911.999.029
